La fase di onboarding aziendale per i dipendenti in ingresso sta diventando sempre più oggetto di studio e dibattito. Dall’inglese, la traduzione di onboarding è esattamente “portare a bordo”, il che ricalca in senso letterale il vero significato del processo di onboarding.

Immaginiamo di prendere per mano il dipendente neoassunto ed accompagnarlo nei suoi primi passi in azienda, di aiutarlo ad ambientarsi e a diventare parte integrante della cultura aziendale.

Ma perché l’onboarding aziendale sta acquisendo tanta rilevanza?

I motivi sono diversi e per nulla scontati:

• Creare un primo impatto gradevole in azienda, aiutando il nuovo assunto ad ambientarsi
• Velocizzare la fase di formazione ed inserimento, consentendo così di entrare quanto prima nel pieno del ruolo e delle mansioni
• Coinvolgere e motivare il neoassunto, facendolo sentire parte integrante della mission e della vision dell’azienda

 

A molti sarà capitato nelle prime settimane, o nei primi mesi di assunzione, di provare quasi un senso di smarrimento dovuto alla mancata consapevolezza di cosa ci si aspetta da noi, di quali saranno le nostre mansioni, a chi fare riferimento in caso di necessità, e come sarà strutturato il percorso formativo necessario per entrare a pieno nel ruolo.

Tutto ciò col rischio di sentirsi talmente abbandonati, insicuri e stressati da lasciare quell’opportunità lavorativa già nei primi mesi.

 

Ecco che diventano evidenti anche per le aziende i benefici di un processo di onboarding ben strutturato:

• Mantenere i migliori talenti
• Sviluppare il senso di appartenenza nel neo dipendente, trasmettendogli la cultura aziendale e facendo sì che si senta coinvolto
• Ridurre il fenomeno delle dimissioni già nel corso del primo anno di vita in azienda, riducendo altresì il turnover a ciò correlato
• Rendere il dipendente più consapevole ed autonomo nella sua professionalità e, per logica conseguenza, più produttivo

 

Per riassumere: l’onboarding aziendale rappresenta un ottimo strumento per migliorare la talent retention nonché un trait d’union tra il viaggio del candidato e quello dell’impiegato.

Per noi, impiegare tempo ed energie nel processo di onboarding è una strategia vincente, e dopo un attento lavoro siamo giunti a declinarne le fasi.

 

• La prima fase del processo: il pre-onboarding

Il nostro processo di H-ON Boarding inizia in realtà ancora prima dell’ingresso del neoassunto in azienda.

Oltre a garantire un contatto costante per rispondere ad eventuali dubbi e domande, pianifichiamo qualche giorno prima una chiamata finalizzata a fornire indicazioni logistiche circa il raggiungimento della sede e l’orario lavorativo, e a dare uno spaccato di come si svolgerà la prima giornata di lavoro.

In questa fase si colloca anche la firma del contratto. Tutto ciò è finalizzato a creare engagement nel nuovo assunto sin da subito, mostrandogli supporto immediato, e che siamo pronti a dargli il benvenuto.

 

• Il primo giorno lavorativo: rispondiamo alle domande esistenziali

Il primo giorno è un momento davvero importante e delicato per l’onboardee ma anche per noi, in fin dei conti è vero che non c’è mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione.

Sfruttiamolo allora per rispondere a domande esistenziali tipo: “dove mi trovo?”, “cosa devo fare?”, “dove posso mangiare/andare in bagno”?

La giornata è dedicata al neoassunto: lo staff delle Risorse Umane gli fornisce spiegazioni accurate circa la documentazione accessoria all’assunzione, per poi farlo addentrare nell’organizzazione aziendale. Con la presentazione dell’organigramma diamo alla persona un quadro chiaro della nostra struttura, delle varie funzioni, ma anche, e soprattutto, per aiutarla ad orientarsi al suo interno, consentendogli di capire chi saranno i propri colleghi, coloro con i quali lavorerà più a stretto contatto, e conoscere i propri riporti.

La consegna del Welcome Kit è sempre un momento emozionante, in quanto segna concretamente il nuovo inizio. Infatti, con tutto il necessario per lo svolgimento dell’attività lavorativa, prima di indirizzare la nuova risorsa verso la propria postazione, ci assicuriamo anche che tutto sia perfettamente funzionante.

Non possono mancare un tour degli uffici per presentare i colleghi che hanno preferito il lavoro in presenza allo smart working, e prendere un buon caffè in compagnia.

Non meno importante: una mail a tutto l’organico aziendale per informarli del nuovo ingresso e del suo ruolo.

 

• I primi mesi: tra overview sulle altre funzioni, formazione e feedback

Le fasi successive dell’onboarding aziendale sono estremamente importanti per continuare a dare al neoassunto sempre maggiori dettagli circa la cultura interna: avverrà allora un incontro di onboarding con ogni funzione, ad esempio con i responsabili Marketing e col reparto vendite.

Il primo periodo in azienda serve a conoscersi reciprocamente, per questo raccogliamo una breve intervista che racconti il percorso accademico o professionale del neo-assunto, e che sveli ciò che più appassiona la persona. In questo modo presentiamo i protagonisti della nostra newsletter interna, il canale di aggiornamento da noi prediletto per le novità della vita aziendale.

Ognuna di queste iniziative consente al nuovo dipendente di avere una chiara visione d’insieme dell’azienda e dei suoi obiettivi di medio e lungo termine, ma anche di interfacciarsi con gli altri reparti, sentendosi parte integrante, per capire quanto il lavoro di tutti sia essenziale per raggiungere quegli obiettivi.

Tutto ciò nell’ottica che “la barca che vince ha lo stesso vento delle altre, ma ha un equipaggio migliore”.

 

 

L’ingrediente segreto.

Altro ingrediente fondamentale del processo di onboarding per noi è costituito dalla formazione: la nuova risorsa ha sin dal primo giorno visione del proprio piano formativo iniziale, in modo da sapere quali corsi svolgere, e con quale ordine, per iniziare a muovere i primi passi nel proprio ruolo.

Periodicamente vengono anche cadenzati incontri con l’HR che fungono da occasione per scambiarsi un feedback su come sta andando l’esperienza lavorativa. Il neoassunto avrà così il suo spazio dedicato per raccontare come si sta trovando, segnalare eventuali criticità o elementi particolarmente positivi e di soddisfazione, se ciò che sta trovando è conforme alle sue aspettative ed esprimere liberamente le sue osservazioni. Tutto ciò, posto che la disponibilità a fissare incontri ad hoc sussiste sempre.

 

Questo viaggio nell’onboarding ci ha aiutato a comprenderne meglio le dinamiche, gli scopi, e quali riflessioni ci hanno portato a strutturarlo e pianificarlo con attenzione, ma anche con flessibilità, consapevoli che la formula perfetta probabilmente non esiste, ma ogni miglioria apportata (magari grazie ad un feedback ricevuto) ci consentirà di perfezionarlo sempre più.

 

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